این راهنما به کاربران فرایند درست حذف و درج دستی مشخصات گیرنده را نشان می‌دهد، تا اطمینان حاصل شود نامه‌ها از نظر رسمی و حقوقی صحیح و بدون خطا آماده ارسال می‌شوند.

برای ارسال نامه به سازمان‌ها یا اشخاص غیر از دانشگاه، لازم است نام و سمت گیرنده به‌صورت دستی درج شود تا نامه رسمی و دقیق باشد.