دکتر ترابی: از تمامی فن‌آوری‌های رایگان موجود، برای اهداف دانشگاه بهره‌برداری می‌کنیم

آقای دکتر ترابی، از زمان تصدی شما چه تغییراتی در دبیرخانه مرکزی دانشگاه انجام‌شده است؟
حدود دو ماه و نیم است که ریاست دبیرخانه مرکزی، میز خدمت و اتوماسیون اداری دانشگاه را به عهده گرفته‌ام.
با توجه به‌فوریت تکالیف قانونی در نقشه راه اداری کشور باید تا پایان آذرماه میز خدمت الکترونیک راه‌اندازی می‌شد. البته قبل از تصدی بنده همکاران قبلی میز خدمت حضوری را راه‌اندازی کرده بودند و در تکمیل کار با بسیج امکانات موجود میز خدمت الکترونیک محقق شد.

در مورد مزایای این فعالیت توضیح دهید؟
فلسفه‌ی میز خدمت این است که ارباب‌رجوع در یک ایستگاه، تمامی خدماتش را دریافت می‌کند البته اتوماسیون، دبیرخانه و میز خدمت در کنار هم ارزش‌افزوده‌ای را ایجاد می‌کنند که در زمان منفک بودن هر یک از آن‌ها این ارزش وجود ندارد چون این خدمات کاملاً مستقل ولی فوق‌العاده مرتبط هستند.
در این خصوص سعی شده از مزایای گوشی‌های هوشمند که در دسترس عموم مراجعین به دانشگاه است حداکثر استفاده انجام شود گوشی‌های هوشمند هم‌اکنون پیشرفت‌های چشمگیری داشته‌اند و تقریباً به محصولاتی همه‌کاره تبدیل‌شده‌اند یکی از اجزایی که در ساختار گوشی‌های هوشمند پیشرفت شایان توجه ای داشته دوربین این محصولات است. هم‌اکنون بدون اغراق می‌توانیم مدعی شویم که دوربین برخی از گوشی‌های هوشمند حتی عملکرد بهتری نسبت به برخی دوربین‌های دیجیتال نیمه‌حرفه‌ای دارد؛ اما دوربین گوشی‌های هوشمند تنها جایگزین مناسبی برای دوربین‌های دیجیتال محسوب نشده و می‌تواند کاربردهای دیگری را هم به همراه داشته باشد.

در مورد مزایای استفاده از بارکد هوشمند توضیح دهید؟
یک گزینه امن و ارزان‌قیمت برای ورود به سامانه‌های عملیاتی و دریافت بروشور و فایل‌های اطلاعاتی به شیوه‎ای سریع و قابل‌اطمینان است که می‌توان بهره‌وری  یعنی وسیله‌ای برای شناسایی رویدادها یا امکانات مجاز ارباب‌رجوع با حداقل هزینه و با سرعت مناسب، امنیت، یعنی ارباب‌رجوع می‎تواند به سامانه‌ها و فایل‌های مورد تأیید دسترسی داشته باشد و سادگی که همه کاربران و ارباب‌رجوع به‌صورت آسان و با بهره‌گیری از امکانات گوشی‌های هوشمند از امکانات فراهم‌شده استفاده می‌کنند را از مزایای آن نامید.

در مورد روند کار توضیح دهید؟
اولین اقدامی که در این مسئولیت باید انجام می‌شد و حدود 15 روز طول کشید ایجاد هماهنگی و کنار هم قرار گرفتن همکاران اتوماسیون اداری در کنار همکاران میز خدمت و دبیرخانه مرکزی دانشگاه بود و هم‌زمان آماده‌سازی نرم‌افزارها و از انتهای آذرماه میز خدمت الکترونیک به منصه ظهور رسید و شرایط جدیدی را به وجود آورد که افراد بدون مراجعه به هیچ‌یک از واحدها و در هر شهرستان و در هر زمان درخواست خود را برای ما ارسال کنند. همکارانی که در میز خدمت حضوری هستند می‌توانند درخواست‌ها را مشاهده کرده و در صورت کامل بودن مدارک و مفهوم بودن درخواست با فشردن یک دکمه در اتوماسیون اداری ثبت کنند. البته هم‌زمان جواب برای درخواست‌کننده با پیامک ارسال می‌شود که نامه شما در این تاریخ و به این شماره ثبت شد ضمن اینکه تمامی مراحل ارسال نامه نیز اطلاع داده می‌شود. انجام این کار از ابتدای دی‌ماه در سطح دانشگاه به‌صورت آزمایشی فعال‌شده است تا پروسه کامل یک خدمت را از ابتدا تا انتها به انجام رسانده شود.

آیا خدمات دیگری انجام یا در نظر گرفته‌شده است؟
بله. هم‌زمان بحث استفاده از شبکه اجتماعی سروش و گپ برای کسانی که می‌خواستند نتایج کار به‌سرعت برایشان ارسال شود فراهم‌شده است. در کنار این کار هم‌زمان 10 قطب یا کانون برای توسعه میز خدمت الکترونیک در دانشگاه در نظر گرفته‌شده که دانشکده پیراپزشکی دو هفته پیش و بیمارستان سینا نیز یک هفته پیش افتتاح شد که بیمارستان سینا بسیار فوق‌العاده عمل کرد. به‌طوری‌که تا قبل از این خدمت مشخص نبود چه مقدار مراجعه‌کننده خدمات اداری به بیمارستان وجود دارد.
یکی دیگر از کانون‌ها مرکز بهداشت جنوب است که بازدیدی هفته گذشته ازآنجا انجام گرفت. افرادی که برای انجام استخدام آزمایش‌های اعتیاد مراجعه می‌کنند به‌صورت الکترونیک جواب دریافت می‌کنند. قطعاً این کار توانست چابکی جدیدی را در مجموعه دانشگاه به وجود آورد.
بر اساس مصوبات شورای عالی فضای مجازی تمامی مبادلات بین سازمان‌های دولتی باید به‌صورت الکترونیک انجام شود. پس تمامی واحدهای دانشگاه باید میز خدمت الکترونیک خود را راه‌اندازی کنند.
شعار ما سازمان بدون کاغذ است. بروشورهای متعددی در واحدهای مختلف دانشگاه برای اطلاع‌رسانی به مردم به چشم می‌خورد که با استفاده از فنّاوری بارکد سه‌بعدی که یک تکنولوژی عمومی است ولی در دانشگاه به‌طور اختصاصی مورداستفاده قرارگرفته که کارها بدون کاغذ انجام خواهد شد و عملاً هزینه‌ای سنگین و بی‌جهت را حذف می‌کند.

آیا برای آینده دبیرخانه برنامه دیگری دارید؟
بله. امضای الکترونیک از برنامه‌های آتی دانشگاه است. سال آینده تمامی مکاتبات باید به‌صورت الکترونیک انجام گیرد. نامه‌ها به‌صورت یک فایل pdf یا word با ضریب امنیتی بالا برای انجام کار ارجاع می‌شود و اگر دست‌کاری یا خرابکاری در فایل انجام شود هنگام باز کردن فایل پیام می‌دهد اعتبار ندارم.

میز خدمت الکترونیک چه مزایایی داشته؟
در این دو ماه فعالیت نامه‌رسانی یک‌پنجم شده است چون ارتباطات الکترونیک دانشگاه با وزارتخانه، سازمان های دیگر و همچنین با شبکه الکترونیک دولت فوق‌العاده فعال‌شده و در تلاش هستیم که تمامی ابعاد این برنامه را کامل و داشبوردهایی از عملکردهای میز الکترونیک ایجاد کنیم که مدیران بتوانند برنامه‌ریزی بهتر و جامع‌تری را برای فعالیت‌های خود داشته باشند. این مجموعه کارها و فعالیت‌هایی است که در این مدت پی گیری کرده‌ایم.
مبحث دیگری که به نتیجه رسیده، بهره وری پرستاران در بیمارستان یاس بود که از دو سال پیش شروع شده است. چون پرستاران در شیفت های مختلف تعطیل و شب هم کار می کنند در محاسبات حقوقی به آن ساعت ها ضریب تعلق می گیرد. البته تا قبل از این نرم افزار آی شیفت وجود داشت که به طور ناقص عمل می کرد و ارتباطش با سایر سامانه های دیگر برقرار نبود و کیفیت دلخواه را نداشت. در حال حاضر این نرم افزار بر روی نرم افزار حضور و غیاب اعمال شده و تبدیل به سیستم هوشمندی شده که در تمامی بیمارستانها عمل می کند

آیا برای بازنشستگان هم فعالیت جدیدی انجام شده است؟
با توجه به ضرورت تکریم بازنشستگان عزیز دانشگاه و زحماتی که همکاران در حوزه مدیریت نیروی انسانی در خصوص ساماندهی میز خدمت انجام داده اند و همچنین با پیگیری مدیریت دفتر توسعه نیروی انسانی برای تسریع در اموربازنشستگان برنامه ریزی شده تا سامانه پرسنلی بازنشستگی راه اندازی شود که با سیستم های دیگر هماهنگ خواهد شد و با فشار دادن یک دکمه تمامی اطلاعات به آن سیستم منتقل و با سرعت مابقی کارها انجام می گیرد.
میز خدمت معاونت غذا و دارو، دانشکده دندانپزشکی و بیمارستان امام خمینی نیز تا چند روز آینده راه اندازی می شوند که خدمات فوق العاده ای خواهند داشت.

آقای دکتر ترابی از اینکه وقت خود را در اختیار ما قرار دادید متشکرم.